2016 yılından bu yana yürürlükte olan KVKK Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile veri sorumlusu olan firmalara ve kişilere önemli görevler düşmektedir. Buna göre, öncelikle verilerin işlenmesi noktasında kanun dahilinde olan kişilerin ve kurumların, yasada düzenleme altında bulunan VERBİS Veri sorumluları sicil bilgi sistemi uyarınca, Kişisel verilerin korunması siciline kayıtlarını yaptırmaları gerekmektedir. Bir firmanın açılmasından ve işlem yapmaya başlamasından sonra sicile kayıt başvurusu yapması gerekmektedir. Peki hangi firmalar kayıt yaptırmalıdır, hangi firmalar için bu şekilde bir zorunluluk bulunmaktadır. Kişisel verileri, otomatik yollarla işleyen ya da bir veri kayıt sistemine sahip olarak işleyen kişilerin ve kurumların, kanunda belirtilen istisnalar hariç olmak üzere sicile kayıtları esastır.
Sicile kayıt noktasında, Kişisel verileri koruma kurulu tarafından birtakım istisnai düzenlemeler söz konusu olabilir. Bu nedenle veri sorumlusu olan kişi ve kurumların kurul kararlarını takip etmeleri önem taşımaktadır. Yurtdışında yerleşil tüzel kişiler için kanunda sicil noktasında düzenlemeler nasıldır. Yurtdışında yerleşik olan, yani ülkemizde yerleşik olmayan tüzel kişiler için sicil kayıt düzenlemesi nasıldır. Buna göre, Ülkemizde yerleşik olmayan ve yurtdışında merkezleri olan tüzel kişilerin, ülkemiz noktasında bir veri sorumlusu temsilcisi atamaları gerekmektedir. Veri sorumlusu temsilcisi bu yurtdışındaki tüzel kişi veri sorumlusunun adına sicile kaydolur ve diğer veri sorumluları ile aynı yükümlülüklere sahiptir.
Bu konuda, Kişisel verilerin korunması kurulu tarafından bir yönetmelik hazırlanmıştır. Türkiye de yerleşik olmayan veri sorumluları sicili hakkında yönetmelik kapsamında, temsilci tüzel kişi ya da gerçek kişi olabilir. Temsilci gerçek kişi ise, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olması gerekmektedir. Bir tüzel kişi ise, ülkemizde yerleşik nitelikte bir tüzel kişi olması şarttır. Ayrıca temsil kapsamının yönetmelikte belirtilen noktaları kapsaması gerekmektedir. Veri sorumlusu ile yapılması gereken tüm iletişim temsilciler ile yapılacaktır. Bu şekilde bir temsil ilişkisinin başlamasından sonra, veri işleme hizmetlerinin başlaması ile birlikte, yasada öngörülen şekilde başvurunun yapılması gerekmektedir.
KVKS Kişisel verileri koruma sicili, ya da veri sorumluları sicili sorumluların hangi bilgileri kapsamaktadır. Öncelikle, veri sorumlusu ile temsilcisinin kimlikleri, ünvanları ve adres bilgileri yer almalıdır. Kişisel verilerin hangi amaçla alınacakları ve amacın süresi, veri konusu olan kişi grupları ve kategoriler, aktarma işlemi yapılacaksa bunların bilgileri, yurtdışı aktarımı söz konusu olacaksa bu konuda gerekli bilgiler, alınan kişisel veri güvenliği tedbirleri bilgilerinin sicile kayıt için bildirilmesi gerekmektedir.
Tüm bu başvuru işlemlerinin tamamen doğru bilgilerle yapılması gerektiği unutulmamalıdır. Buna göre, size en güncel ve doğru donanımlarla destek verecek olan Point Danışmanlık, sicil kayıt işlemlerinizde de yardımcı olacaktır. Ayrıca, kişisel veri tabanının kurulması, bu konuda güvenlik unsurlarının eksiksiz olarak tamamlanması, çalışanların bu konularda bilinçlenmesinin sağlanması için de firmamıza güvenebilirsiniz.
